シフトメイク — 使い方

お使いの画面を選んでください

「店舗のシフト」「職員」がある画面複数店舗・ヘルプの管理店舗をまとめて見る、同日の掛け持ち、実績・人件費、紙に出す手順はこちら。「シフト表」「スタッフ」がある画面店舗ごとにシフトを作るこの下の写真付きの手順へ進みます。

「まとめて管理」を始める手順も、複数店舗の使い方にあります。

ここから下は「シフト表」「スタッフ」が並ぶ、従来の店舗別画面の説明です。複数店舗画面のボタン名や印刷方法とは異なります。

1この紙の見かた

はじめに、画面の名前だけ覚えてください。あとはそのつど見れば大丈夫です。

上の並び… 5つの画面を行き来します。ふだんは「シフト表」にいます。
ボタンの帯… 月を送る・シフトを作る・印刷する。よく使うものが並んでいます。
シフト表… 縦がスタッフ、横が日にちです。マスを押すと、その場で直せます。
下の帯… 色の意味と、予定の人件費が出ます。

おぼえておくと便利

困ったら「設定」の［使い方を見る］を押すと、この紙がまた開きます。

2はじめの設定

はじめて開いたときだけ出ます。まず無料で試すこともできますし、お買い上げのキーを入れて始めることもできます。そのあと4つ聞かれます。4つの質問は、ぜんぶ「あとで決める」で飛ばせます。

まず無料で試す — キーを入れずに、そのまま使いはじめられます（体験版）。
キーを入れて始める — メールでお渡ししたキー（STK1- で始まります）を入れて［はじめる］。キーを確かめるため、このときだけネットにつなぎます。

気をつけること

送るのはキーとこのパソコンの番号だけです。スタッフの情報やシフトは、いっさい送りません。

おぼえておくと便利

体験版でできること／スタッフの人数に制限はありません。実際の希望休や勤務条件を入れて、シフトを何度でも作り直せます。ただし、表示と保存はその月の 1日〜15日までです。16日以降もお使いになるときは、製品版（買い切り 29,800円）をご購入ください。体験版で作ったデータは、購入後もそのまま使えます。

お店の名前（印刷したシフト表に出ます）
お休みの曜日を押します。押した曜日が定休日になります。
営業時間
［次へ］

そのまま［◯月のシフトを作る］を押すと、シフト作りが始まります。

おぼえておくと便利

途中でやめても、入れたところまで残ります。次に開いたとき、続きから案内します。

3スタッフを追加する

「スタッフ」の画面から追加します。名前だけで登録できます。

右上の［＋スタッフを追加する］を押します。
名前を入れます。ここだけ必ず入れてください。
働き方（正社員・アルバイトなど）を選びます。
できる仕事を選びます。ここにない仕事は「＋仕事を増やす」で足せます。
出られる曜日を押します。青い曜日が「出られる日」です。
時給や希望の日数を入れたいときは、「くわしい条件を決める」を開きます。あとからでもできます。
［追加する］を押します。

おぼえておくと便利

ひと月に働きたい日数を入れておくと、シフトを作るときに近づけてくれます。続けて出られるのは◯日までも入れておくと、連勤しすぎを防げます。

4スタッフを直す

一覧の行をそのまま押すと、直す画面が開きます。

直したい人の行を押します。開いたら、上の「スタッフを追加する」と同じ画面で直せます。
やめた方は一覧から消えます。見たいときは「退職した人も見る」に印を付けてください。

気をつけること

シフトが入っている人を「在籍していない」にすると、シフト表からその人の行がなくなります。保存する前に確かめの窓が出ます。あとで「在籍」に戻せば、また出てきます。

5仕事を設定する

ホール・キッチンのような、お店の中の担当です。「シフトの条件」の画面にあります。

名前を押して、そのまま書き直せます。番号は変わらないので、これまでのシフトはそのまま読めます。
その仕事が、いまどこで使われているかが出ます。
使わなくなった仕事は「これからは使わない」にします。消えるのではなく、新しく選べなくなるだけです。これまでのものは残ります。
新しい仕事は「＋仕事を増やす」で足します。

気をつけること

使われている仕事は消せません。消すと、これまでのシフトや設定が読めなくなるためです。代わりに「これからは使わない」を使ってください。

6シフトの条件（お店のこと・勤務のしかた）

最初に決めておくと、あとはほとんど直す必要がありません。

お店のこと… 名前・営業する曜日・営業時間。押した曜日が営業日です。
勤務パターン… 「早番 16:00〜21:00」のような、よく使う勤務の時間です。名前と時間を押して、そのまま直せます。

気をつけること

勤務パターンを消すと、その勤務で入っていたシフトは「いつもと違う時間」に変わります。時間はそのまま残ります。消す前に、何が変わるかの窓が出ます。

7夜をまたぐ勤務（夜勤）

22:00 から翌朝 5:00 までのような、日付をまたぐ勤務も作れます。

シフトの条件の「勤務パターン」で、はじまりに 22:00、おわりに 翌5:00 と入れます。「29:00」と書いても同じです。シフト表にも「翌5:00」と出ます。
必要な人数の表で、その勤務パターンの列に人数を入れます。ここが 0 のままだと、夜勤の枠は作られません。
夜勤に入っていただく方の「出られる時間」を、夜勤の終わりに合わせます（下の「気をつけること」）。

気をつけること

スタッフの「出られる時間」の終わりを「24:00」にしていると、その方は夜勤に一日も入りません。夜勤に入っていただく方は、終わりを 「翌5:00」（勤務パターンの終わりと同じか、それより後）にするか、空欄のままにしてください。画面には理由が出ないので、「なぜこの人だけ入らないのか」と思ったときは、まずここをご確認ください。

おぼえておくと便利

夜の時間帯にかかった勤務は、人件費のめやすに割増として上乗せされます。何時から何時までを「夜」とみなすかは、設定の「夜の勤務とみなす時間」で変えられます（初期値 22:00〜5:00）。割増率も同じ画面で変えられます。

おぼえておくと便利

18歳になっていない方に夜おそい時間帯の勤務が入ると、気になるところでお知らせします。スタッフの生年月日を入れておいてください。

8必要な人数

「その日、どの仕事の人が何人いればよいか」を決めます。ここがシフト作りの土台です。

日の種類を選びます。忙しい日・ふつうの日・ひまな日で、それぞれ人数を決められます。
仕事 × 勤務パターンで、必要な人数を入れます。要らないところは 0 のままで大丈夫です。
［保存する］を押します。

おぼえておくと便利

どの日が「忙しい日」かは、下のカレンダーで決めます。何も決めていない日は「ふつうの日」になります。

9最低これだけは出す人

「その日、店長か責任者のどちらかは必ずいてほしい」のような決めごとです。勤務の時間は問いません。

まとまりの名前（何のためのきまりか、分かる名前にしてください）
この中から選ぶ仕事に、印を付けます。
日の種類ごとに、最低何人いればよいかを入れます。0 のときは求めません。

おぼえておくと便利

「必要な人数」が仕事ごとの人数を数えるのに対して、こちらは「この人たちの中から最低◯人」という決め方です。店長・責任者のように、どちらかがいればよい場合に使います。

10忙しい日・お休みの日を決める

同じ「シフトの条件」の画面の、いちばん下にあります。

おぼえておくと便利

臨時休業にした日は、シフト表で「-」になります。すでにシフトが入っていた場合は「気になるところ」でお知らせします。

11休みの希望

上の帯の［休みの希望を入れる］から入れます。マスを押すたびに変わります。

押すたびに 1回目できれば休み → 2回目必ず休み → 3回目もとに戻る と変わります。
濃いマスが「必ず休み」、うすいマスが「できれば休み」です。
終わったら［閉じる］。押したそばから保存されています。

おぼえておくと便利

「必ず休み」は、シフトを作るときに必ず守ります。「できれば休み」は、どうしても人が足りないときは入ることがあります。

12時間の希望

「この日は18時から」のように、その人のその日だけ時間を決められます。

上の「時間の希望」を押します。
決めたい人の、その日のマスを押します。
「夕方から」などのボタンで、かんたんに入れられます。手で直しても大丈夫です。
［この内容にする］を押します。

おぼえておくと便利

入れた時間の外には、シフトを作るときも入れません。やめたいときは、同じマスを押して「希望を消す」を押します。

13シフトを作る

上の帯のいちばん目立つ［シフトを作る］を押します。

いま分かっていること（人数・希望の数）が出ます。
作る前に気づいたことがあれば、ここに出ます。出ていても作れます。
［シフトを作る］を押すと、数秒〜十数秒で出来上がります。

気をつけること

いま入っているシフトは置きかわります。手で直したところも消えます。戻したいときは、上の帯の［作る前に戻す］から戻せます。

14先月をもとに作る

先月とだいたい同じシフトにしたいときに使います。

おぼえておくと便利

日にちではなく曜日で合わせます。「第2土曜に入っていた人は、今月の第2土曜へ」という考え方です。そのまま写すのではなく、今月の休みの希望・必要な人数で作り直します。「必ず休み」を破ることはありません。

15気になるところ

作ったあと、上の帯にオレンジのボタンが出ます。押すと一覧が見られます。

人が足りない日、希望を入れられなかった日などが並びます。
［そこを見る］を押すと、シフト表のその場所が光ります。
全部見て問題なければ［全部そのままでいい］。ボタンが消えます。

おぼえておくと便利

「気になるところ」が出ていても、シフトは使えます。「ここは確かめておいたほうがいいですよ」というお知らせです。

おぼえておくと便利

この月に一日も入っていない方がいると、いちばん上でお知らせします。その方の仕事が必要な人数に入っていないか、出られる時間が勤務の時間に合っていないことが多いです。

気をつけること

前の日からの勤務と、その日の勤務が重なっているとお知らせします。22:00〜翌7:00 の次の日に 6:00 から入れると、6:00〜7:00 が二重になります。そのままにすると、労働時間も人件費もその1時間ぶん多く出ます。

16シフトを手で直す

シフト表のマスをそのまま押すと、その場で直せます。

いま何が入っているかが出ます。
勤務パターンを選ぶと、その勤務に変わります。
「時間を自分で決める」で、その日だけの時間にできます。
「休みにする」でお休みにします。
「この人を別の人に替える」は次の項目へ。

17別の人に替える

その勤務を、そのまま別の人へ move せます。2つのマスが同時に変わります。

替われる人が並びます。名前の下に、その人の様子（休みになっている・すでに入っている等）が出ます。うすい人は、その仕事ができない・出られない人です。
選んで［この人にする］。元の人はお休みになります。

おぼえておくと便利

替われる人がいないときは、その理由と、次にどうすればよいかが出ます。

18元に戻す

直したあと、上の帯の左のほうに［元に戻す］が出ます。

直す前の状態に戻ります。「別の人に替える」のように2マス動いた操作も、ひと押しで戻ります。

おぼえておくと便利

シフトを作り直したあとは、ここが［作る前に戻す］に変わります。押すと、作り直す直前のシフト（新しいものから5つ）から選んで戻せます。

19勤務の記録

「実際は何時から何時まで働いたか」を入れる画面です。予定と違った日だけ直せば大丈夫です。

「予定」と「実際に働いた時間」を切りかえて見られます。
直したい日のマスを押します。
［働き方を確かめる］… 働き方の決まりごとで気づいたことを見ます。
［人件費のめやすを見る］… ひと月の人件費のめやすを見ます。

「この日は働いた」「この日は休んだ」を選びます。
はじまり・おわり・休憩を入れます。働いた時間がすぐ下に出ます。
［この内容にする］。予定に戻したいときは［予定どおりに戻す］。

20人件費のめやす

ひと月にいくらくらいかかるかのめやすです。

ひとりずつ、出勤日数・働いた時間・夜の勤務・割増・交通費が並びます。
いちばん下に今月の合計が出ます。

気をつけること

給料を決めるものではありません。保険料や税金は入っていません。「だいたいこのくらい」を見るためのものです。

21働き方の確認

シフトや勤務の記録から、休憩・休日・働く時間などで気づいたことをお知らせします。

いちばん上に、この機能の考え方が書いてあります。
ひとりずつの合計が並びます。気づいたことがあれば、その上に出ます。

気をつけること

決まりを守れていることを保証するものではありません。見落としを減らすためのお知らせです。迷うときは、お住まいの地域の労働基準監督署や、社会保険労務士などの専門の方にご確認ください。

22保存・印刷する（PDF・画像・Excel）

上の帯のいちばん右の［保存・印刷する］から、4つの形で出せます。

画像で保存する… スマホなどで送るのに便利です。
PDFで保存する… そのまま配れます。
Excelで書き出す… あとから直せます。
印刷する… お店に貼るとき。A4よこ1枚に収まります。
出す前の見た目が、ここに出ます。

おぼえておくと便利

気になるところが残っていると、上に確認が出ます。［先に見る］で直してから出すことも、［このまま保存する］で出すこともできます。

おぼえておくと便利

体験版でお使いの場合／出せるのはその月の 1日〜15日までです。16日以降は伏せた形で出ます（4つの形すべて同じです）。シフトそのものは1か月ぶん組み上がっていますので、製品版のキーを入れれば、そのまま16日以降も出せます。作り直す必要はありません。

23データを保存する・元に戻す

「設定」の画面のいちばん下にあります。

おぼえておくと便利

1日1回、自動で控えを取っています。それとは別に、USBメモリや外付けのディスクにも［データを保存する］で控えを取っておくと安心です。パソコンが壊れると、自動の控えごとなくなります。

気をつけること

［データを元に戻す］は、いまのデータを控えの内容で置きかえます。戻す前に、いまのデータも自動で控えに取るので、間違えても戻せます。

24人件費を守る（暗証番号）

人件費や時給を開くときに、暗証番号を求めるようにできます。

「設定」の画面にあります。
4文字以上の暗証番号を入れて［この暗証番号にする］。

おぼえておくと便利

これはそばにいる人の目に、うっかり入らないようにするためのものです。データそのものを守る鍵ではありません。暗証番号を忘れても困らないよう、この画面からはいつでも外せます。

25よくある困りごと

こうなった	こうしてください
シフトを作ったのに、人が足りない日がある	「気になるところ」を見てください。休みの希望が重なっているか、必要な人数が多すぎることがほとんどです。
ある人だけ、シフトに一日も入らない	スタッフの画面で、その人の出られる曜日と働きはじめた日を確かめてください。どちらかが原因のときは「気になるところ」にも出ます。
シフト表からある人が消えた	「在籍していない」になっていないか確かめてください。スタッフの画面で「退職した人も見る」に印を付けると出てきます。
作り直したら、手で直したところが消えた	上の帯の［作る前に戻す］から、作り直す直前のシフトに戻せます。
時間を入れたのに保存されない	「9:00」の形で入れてください。「9時」「9」では読み取れません。夜をまたぐときは「翌5:00」と書けます。
暗証番号を忘れた	「設定」の画面から、暗証番号なしで外せます。
データが消えた／パソコンを買い替えた	「設定」の［データを元に戻す］から、控えのファイルを選んでください。
開いたら「これまでのデータを読めませんでした」と出た	前のデータは取ってあります。「設定」の［データを元に戻す］から、いちばん新しい控えを選んでください。
印刷すると文字が小さい	A4よこ1枚に収めています。人数が多いときは、印刷の設定で用紙をA3にすると読みやすくなります。